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Excel こんなこと知ってる? Vol.5
Excelで、名簿や商品一覧表などの大量データを入力する際、ちょっとイライラするのが日本語の入力
生年月日や金額、数量などは半角だけど、名前・住所や商品名は全角で入力を要求される。

IMEを切り替えたり、Enterのタッチ回数を1回増やす、その手間が惜しい!!という、入力の達人向けの小技です。
カンタンなので、是非マスターしてね。3割くらい入力スピードがアップするカモ...
例えば....
下の様な会員名簿を入力する場合...


番号と生年月日は半角
名前と住所は全角です

全角と半角の入力項目が
交互に出現します。
 
  A B C D
1 番号 名前 生年月日  住所
2 N012 杉本 均 1955/5/1 静岡市清水区..
3 N225 山田 恵子 1987/12/7 仙台市青葉区..
4 A987 法月 やよい 1988/6/7 浜松市中央町..
5 A107 遠藤 保 1966/4/18 名古屋市中区..
5、6件ならいざ知らず、データ入力の仕事を依頼された日には
               何千、何万という単位で入力をこなさなければなりません。

でも、大丈夫。Excelには「入力規則」という、超便利機能があります。

★これを使って一気に問題解決!!
ポイントは入力規則
日本語入力の制御は、「データ」メニューの「入力規則」にあります。

まず....
1.A列を選択します。
  データはまだ未入力でどこまで伸びるか解りません。
  列全体を囲むのがコツ。

2.「データ」メニュー→「入力規則」を選びます。
 2-1.下の図のような「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
 2-2.一番右側の  日本語入力  タブを洗濯して下さい。
 2-3.IMEの 日本語入力 が コントロールなし になっているので、
              オフ(英語モード) に変更します。(クリックすればOK

「英語モード」と書かれているので、全画面英語になっちゃうのか?ってドキドキしますが、大丈夫です。
勇気をだして、クリックして、ね。


   
 

同様に、「名前」列は、オンに設定します。
生年月日列は、オフ(英語モード)、住所列はオン です。

列の指定にCtrl(コントロール)を使うと、複数列が同時に設定できて、より迅速に設定できます。
あとは、入力するのみです。

アクティブセルが番号列にある時は、自動的にオフ、
名前列に移動すると、オンに切り替えされてとっても便利です。

小技プラス1 
セルの移動のさい...
  ・Enterを押すとアクティブセルは下に移動します
  ・TABでは右に移動します  ← これ便利です。
 
さらに...
 番号 →(TAB) 名前 →(TAB) 生年月日 →(TAB) 住所 Enter と操作すると、
   アクティブセルが次の行の番号(TABを押し始めたセルの直下行の同じ位置)に移動します。

タブでのカーソル移動もマスターしてくださいね。
小技プラス2
生年月日は和暦でも入力可能です。
  例えば、昭和60年5月6日生まれは「s60/5/6」です。
  入力後、セルの書式設定で西暦に表示変更してください。逆もできますよ。
     
おまけ...
入力規則はこの日本語の制御だけでなく
  入力できるデータの範囲を規定したり、独自のエラーメッセージを出したり
                                ...と様々なことが表現できます。
 
う〜ん、入力規則はおもしろそう。
もっと知りた〜い!という方はソフィアの単発の個人レッスンへどうぞ。
Thank You


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2005.7.16
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